特定保健指導のお仕事を始める第一歩は「対象者とスケジュールを合わせる」ことになります。メールや電話は表情が見えないため、相手に誤解されて不信感を与えてしまうこともあります。逆に、メールや電話のやり取りで相手に安心感を与えることもできます。それでは、メールや電話で良い印象を与えるにはどうすればよいのかご紹介します。

1.連絡のスピード
メールや電話どちらにも当てはまるのが【スピード】です。

他のお仕事や家事・育児と忙しい中でお仕事をされている方もいらっしゃると思います。しかし、連絡は後回しにせずに、進めることで信頼関係の構築に繋がる大事な要素となります。

連絡が遅いことで「本当に面談が実施できるのか」と心配されたり、面談へのモチベーションが低い状態になってしまいます。面談を実施する機会をいただいているので、対象者もみなさんも良い時間を過ごせるように、連絡のスピードはできる限り早くしていきましょう。

2.メールの書き方
STEP① 相手の会社名・名前を記入しましょう。
※誰に宛ててメールが送られているのかを伝えます。
STEP② 自分の名前を名乗りましょう。
STEP③ 件名を入力しましょう。
※件名だけで内容が分かるようにするとスムーズに対象者へ伝わります。

＜例＞
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件名：特定保健指導・日程のご相談

本文：
〇〇株式会社

山田　太郎様

お世話になっております。
管理栄養士の田中と申します。

△△保険組合から特定保健指導の依頼を受けてご連絡させていただきました。
・・・

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3.電話の受け答え
STEP① 自分の名前を名乗りましょう。
STEP② 対象者の会社名と名前を確認しましょう。
STEP③ 都合を尋ねてから用件を伝えましょう。

＜例＞
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お世話になっております。管理栄養士の田中と申します。
〇〇株式会社の山田太郎様のお電話でよろしいでしょうか？
特定保健指導の件でご連絡させていただきました。
ただいまお時間△分ほどよろしいでしょうか？

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POINT①
メモ用紙と筆記具を必ず準備しましょう。内容をメモに記載していくことで、必要なことを忘れずに覚えておけます。
POINT②
電話口での声は相手に顔が見えなく、声だけでのやり取りになるので、普段より明るくワントーン高い声で話すことを心がけましょう。
POINT③
電話を切る時は、対象者が切ったことを確認してから切るようにしましょう。

メールや電話の対応は、はじめは緊張していても、何度か繰り返していくうちに自然とマナーが身についていきます。メールや電話対応で相手との信頼関係を築き、面談当日を迎えましょう。

管理栄養士・田中美穂

≪参考資料≫
NPO法人　日本サービスマナー協会
https://www.japan-service.org/
一般社団法人日本ビジネスメール協会
http://businessmail.or.jp/